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[日期:2010-01-20] [字体: ]

济源钢铁网上招标系统试运行操作办法

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一、总则
1. 为规范招标采购流程,使广大供应商能够更简便、快捷地参与我公司的物资采购活动,使采购招标工作能在“公平、保密”的原则下进行,我公司决定引入时下流行的网上招标软件系统。其目标是实现采购计划、招标、合同订单的全流程信息化,提高工作效率,降低采购费用。为保证该系统的正常运行,特制定本操作办法。
2. 济源钢铁网上招标系统(以下简称EBS系统)的运行管理和技术支持部门为总调自动化仪表科(以下简称自动化科)。
3. 公司ERP系统管理员兼任EBS系统管理员,负责用户权限变更、系统维护、人员培训等技术支持工作。
4. 系统试运行期间只限炉料供应处、设备材料处和总调自动化科三部门使用,其他采购、销售部门待系统试用一段时间后另行确定。
5. 上述三部门需指定专人负责本单位基础档案整理、业务流程确定和试运行意见反馈工作,试运行意见统一反馈到系统管理员,以便进一步整改完善。

二、基础档案变更
1. EBS系统基础档案包括供应商档案、个人供应商库和招标书及合同模板。
2. 新增供应商档案由采购业务员负责添加,经预设的审批流审批后生效。然后经短信通知该供应商登录方式和密码,然后该供应商联系人登录系统完善资料。详细操作步骤见相关操作指南。
3. 个人供应商库和招标书合同模板由采购业务员自行编辑使用。需要共享他人招标书模板的由系统管理员分配权限。

三、用户权限变更
1. EBS系统使用和ERP系统相同的用户标识,但密码可以不同,需要新增或变更用户权限的按公司ERP系统管理办法执行。

四、业务流程
1. EBS系统试运行期间主要业务包括新增供应商审批,招标书编制、审批和发标,开标和中标结果审批,采购订单生单和采购合同编制上传等。
2. 上述三项业务采用统一的审批流程,即业务员->部门主管->主管副总三级。
3. 纪委指定专人负责登录系统查看监控整个招标过程,系统管理员负责分配权限。
4. 各部门根据本单位情况,确定开标方式,即是否需要纪委点击授权开标按钮,报系统管理员进行设定。

五、其他
1. 本操作办法由自动化科负责解释。
2. 本操作办法自下发之日起施行。 

2010年1月18日



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